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Fahrtenbuch: Was wirklich hineingehört

Deutschland & Österreich · Stand September 2026 · Lesezeit rund 5 Minuten

Ein Fahrtenbuch ist schnell angefangen und ebenso schnell wertlos. Die Finanzverwaltung prüft nicht nur, ob aufgezeichnet wurde, sondern wie. Fehlt eine Pflichtangabe systematisch, wird das ganze Buch verworfen – nicht die einzelne Fahrt.

Pflichtangaben in Deutschland

Zu Beginn des Fahrtenbuchs stehen das Kennzeichen und der Kilometerstand. Danach braucht jede einzelne Fahrt:

• das Datum der Fahrt,
• den Kilometerstand am Anfang und am Ende,
• das Reiseziel – mit Ort, Straße und Hausnummer,
• den Zweck der Fahrt,
• bei Geschäftsfahrten den aufgesuchten Geschäftspartner.

Nutzen mehrere Personen dasselbe Fahrzeug, gehört zusätzlich der Name der fahrenden Person dazu. Privatfahrten müssen nicht im Detail beschrieben werden, aber sie müssen als solche mit ihrer Kilometerzahl auftauchen – sonst ist die Aufzeichnung nicht lückenlos.

Zeitnah, lückenlos, unveränderbar

Drei formale Anforderungen entscheiden über die Anerkennung:

Zeitnah

Jede Fahrt wird unmittelbar nach ihrem Ende eingetragen. Ein am Jahresende aus Kalender und Tankbelegen rekonstruiertes Fahrtenbuch erfüllt diese Anforderung nicht.

Lückenlos

Zwischen zwei Einträgen darf kein Kilometer fehlen. Der Endstand einer Fahrt ist der Anfangsstand der nächsten. Sprünge sind der erste Punkt, an dem eine Prüfung hängen bleibt.

Unveränderbar

Nachträgliche Änderungen sind grundsätzlich unzulässig. Ein Fahrtenbuch auf Papier muss gebunden sein, damit einzelne Seiten nicht getauscht werden können. Eine elektronische Aufzeichnung muss technisch sicherstellen, dass Änderungen entweder unmöglich sind oder als solche protokolliert und angezeigt werden. Eine Tabellenkalkulation genügt dem nicht.

Was passiert, wenn es verworfen wird

Erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an, wird es vollständig verworfen – und für den geldwerten Vorteil greift automatisch die 1-Prozent-Regelung, unabhängig davon, wie wenig privat tatsächlich gefahren wurde. Bei einem Fahrzeug mit hohem Listenpreis und geringer Privatnutzung ist das der teuerste denkbare Ausgang.

Österreich und das Kilometergeld

In Österreich verlangt das Finanzamt je Fahrt Datum, Start und Ziel, den Zweck sowie den Kilometerstand beziehungsweise die gefahrene Strecke. Auch hier gilt: lückenlos, zeitnah und manipulationssicher – ob handschriftlich oder per App, spielt keine Rolle.

Das amtliche Kilometergeld beträgt 2026 unverändert 0,50 Euro je Kilometer für Pkw, begrenzt auf 30.000 Kilometer im Jahr. Für Motorrad, Moped, Fahrrad und E-Bike gelten 0,25 Euro je Kilometer, beim Fahrrad und E-Bike begrenzt auf 3.000 Kilometer.

Liegt die betriebliche Nutzung eines privaten Fahrzeugs unter 50 Prozent, lässt sich das amtliche Kilometergeld als Betriebsausgabe ansetzen. Über 50 Prozent gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen; dann sind statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten anteilig abzusetzen.

Die häufigsten Fehler

• Ziel zu ungenau. „Kundenbesuch Wien" reicht nicht, es braucht Ort, Straße und Hausnummer.
• Privatfahrten weggelassen. Dadurch entstehen genau die Kilometerlücken, nach denen gesucht wird.
• Umwege nicht vermerkt. Weicht die gefahrene Strecke deutlich von der kürzesten Verbindung ab, gehört der Grund dazu.
• Am Monatsende nachgetragen. Verstößt gegen die Zeitnähe und ist einer der häufigsten Gründe für die Verwerfung.